分業体制の代理店の満期更改管理

満期更改専任部門における顧客管理と担当分担する際の運用方法です。

顧客の分類
顧客は「チャネル、チャネル小」「担当者、サブ担当者」「担当者の所属する部門」で分類することができます。
これらを使って、満期の担当を分類することができます。

チャネル・チャネル小	引合い元や属性などで分類（例）チャネル　マンション管理組合チャネル小　●●マンション
担当者・サブ担当者	担当者に新規の担当者、サブ担当者に満期の担当者などを設定。
担当者の所属する部門	権限設定で、同じ部門であれば閲覧、編集など権限を付与できるなど、設定可能

項目	現状の課題（Excel中心運用）	理想的な運用（YouWill活用）
担当者管理	契約に紐づく募集人番号が新規担当者のままとなっている	顧客・契約情報を基に担当者を自動紐づけ
振分け管理	保険会社別・サブコードなどで個別に振分けしている	チャネル・担当者・所属部門ルールで自動振分け
データ品質	満期CSVに必要情報が不足している	顧客情報・契約情報を統合し必要情報を補完
管理方法	Excel加工で管理表を作成している	満期対象一覧を自動生成
進捗管理	全体進捗が把握しづらい	管理者が全体進捗をリアルタイム確認可能
閲覧範囲	自分の担当以外の情報も表示される	権限設定により担当案件のみ表示可能
同時編集	Excelのため同時編集が難しい	クラウド上で複数人同時利用可能
業務ルール	交渉記録やToDo管理が担当者ごとに異なる	業務フロー・記録方法を統一可能
ToDo管理	対応漏れが発生しやすい	リマインドメールを自動送信
レポート管理	更新率などの集計が手作業	更新・失効状況を自動集計・レポート化
業務属人化	担当者ごとの運用差が大きい	業務の仕組み化・標準化を実現
情報管理	情報が分散し管理しづらい	顧客・契約・満期情報を一元管理

このように、満期更改業務を「仕組み化・見える化」することで、属人的な運用を防ぎ、効率的な業務運用を実現できます。

顧客情報および契約情報を適切に整備しておくことで、後工程の業務を大幅に効率化することができます。

一方で、基礎となる顧客情報・契約情報が整備されていない場合、担当者設定や契約管理などを都度手作業で対応する必要が生じるため、非常に重要な工程となります。

具体的には、以下のような整備を行います。

① 住所などの顧客情報を最新の状態へ更新する
② チャネル・チャネル小、担当者・サブ担当者を漏れなく設定する
③ 名寄せ（顧客と契約情報の紐づけ）を適切に行う

これらを事前に整備しておくことで、満期更改業務や担当振分け、各種集計業務をスムーズに運用できるようになります。

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